Στηρίξτε την ποιοτική δημοσιογραφία

Πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης: Ήρθαν για να μείνουν

Αιχμή του δόρατος στην προσπάθεια αναπροσαρμογής των διαδικασιών και του τρόπου λειτουργίας των οργανισμών, έτσι ώστε να προσαρμοστούν στα νέα δεδομένα, ήταν στις πλείστες περιπτώσεις η τεχνολογία

Αναμφίβολα, η πανδημία έχει επιφέρει πολλές αλλαγές σε όλους τους τομείς και ήδη πολλές εταιρείες, φορείς, κυβερνητικά τμήματα και ακαδημαϊκά ιδρύματα έχουν αλλάξει τον τρόπο που διεκπεραιώνουν τις εργασίες τους, την εξυπηρέτηση των πελατών τους, τον τρόπο που εργάζονται οι υπάλληλοι τους, καθώς και τον τρόπο διδασκαλίας τους.

Αιχμή του δόρατος στην προσπάθεια αναπροσαρμογής των διαδικασιών και του τρόπου λειτουργίας των οργανισμών, έτσι ώστε να προσαρμοστούν στα νέα δεδομένα, ήταν στις πλείστες περιπτώσεις η τεχνολογία. Τα lockdowns, το κλείσιμο των συνόρων και οι περιορισμοί έχουν δώσει μεγάλη ώθηση στη χρήση της τεχνολογίας και ανάγκασαν πολλούς οργανισμούς είτε να επισπεύσουν τα προγράμματα ψηφιακού μετασχηματισμού τους είτε να θεσπίσουν νέα και άμεσα.

Κατά γενικήn ομολογίαn, οι πιο κρίσιμες διαδικασίες/πρακτικές πάνω στις οποίες στηρίχθηκαν για να λειτουργήσουν οι οργανισμοί από το ξέσπασμα της πανδημίας και μετά, ήταν η εξ αποστάσεως εργασία και οι τηλεδιασκέψεις. Από τη μια, η εξ αποστάσεως εργασία επιτεύχθηκε με τη χρήση εφαρμογών που λειτουργούν σε περιβάλλον cloud, καθώς και με υπηρεσίες VPN και VDIs, οι οποίες σε μεγάλο βαθμό ήταν ήδη σε λειτουργία και εξυπηρετούσαν οργανισμούς ανέκαθεν, βέβαια όχι σε τέτοια κλίμακα (για όλους τους υπαλλήλους ταυτόχρονα). Από την άλλη, όμως, οι τεχνολογίες τηλεδιάσκεψης δεν ήταν σε ευρεία χρήση, οπότε χρειάστηκε αρκετοί οργανισμοί να τις υιοθετήσουν άμεσα, αφού δεν είχαν άλλη επιλογή.

Το φυσικό επακόλουθο ήταν να παρατηρηθεί μια παγκόσμια έξαρση στη χρήση πλατφoρμών τηλεδιάσκεψης, με ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών σε όλους τους τομείς. Αυτή η εξέλιξη ώθησε τους παρόχους λογισμικών/υπηρεσιών τηλεδιάσκεψης να επενδύσουν άμεσα και στρατηγικά στην αναβάθμιση της χωρητικότητάς τους, έτσι ώστε να μπορέσουν να εξυπηρετήσουν την τεράστια αύξηση στη ζήτηση τέτοιων υπηρεσιών. Η παγκόσμια αγορά του τομέα αναμένεται να υπερδιπλασιαστεί μέσα στα επόμενα χρόνια και αυτό βέβαια δεν είναι τυχαίο, αφού οι οργανισμοί έχουν αντιληφθεί, λόγω κορωνοϊού, τα πλεονεκτήματα, την ευελιξία και τα οικονομικά οφέλη που μπορούν να αποκομίσουν από τη χρήση της τεχνολογίας αυτής.

Υπάρχουν πολλά είδη λογισμικών/υπηρεσιών τηλεδιάσκεψης/τηλεσυνεργασίας, τα οποία χωρίζονται σε κατηγορίες, αναλόγως του τι προσφέρουν στον χρήστη. Μικροί οργανισμοί, ιδιωτικά φροντιστήρια και ιδιώτες χρησιμοποιούν συνήθως απλές πλατφόρμες (π.χ. Zoom, Lifesize, MeetΜe, WebEx), μέσω των οποίων έχουν τη δυνατότητα να πραγματοποιούν προγραμματισμένες βιντεοκλήσεις και παρουσιάσεις/διδασκαλία. Οργανισμοί και εκπαιδευτικά ιδρύματα που επιθυμούν να εφοδιάσουν τους χρήστες τους με περισσότερες λειτουργίες/δυνατότητες αξιοποιούν διαφορετικές πλατφόρμες (ή άλλες αναβαθμισμένες εκδόσεις των πλατφορμών που αναφέρθηκαν), οι οποίες διαθέτουν επιχειρηματικού επιπέδου εργαλεία και λειτουργίες, τα οποία ενισχύουν τη δυνατότητα των υπαλλήλων, λειτουργών και εκπαιδευτικών για απομακρυσμένη εργασία/τηλεδιδασκαλία (π.χ. WebExTeams, Microsoft Teams, Slack, κ.ά.).

Θέλοντας να βοηθήσουμε τους οργανισμούς οι οποίοι δεν έχουν ακόμα υιοθετήσει κάποιο λογισμικό ή θα ήθελαν να μάθουν περισσότερες πληροφορίες για τα επιχειρηματικού επιπέδου εργαλεία και λειτουργίες (που μπορούν να αξιοποιηθούν για να βελτιώσουν το επίπεδο τηλεσυνεργασίας στον οργανισμό), παραθέτουμε πιο κάτω κάποια από τα κύρια χαρακτηριστικά που προσφέρουν στους χρήστες οι εταιρικές αυτές πλατφόρμες.

Αρχικά, οι υπάλληλοι-χρήστες είναι σε θέση να έχουν άμεση πληροφόρηση για την κατάσταση (status) των συναδέλφων τους σε μια δεδομένη στιγμή και ξέρουν εάν κάποιος είναι απασχολημένος ή συμμετέχει σε κάποια τηλεδιάσκεψη. Επιπλέον, έχουν τη δυνατότητα να επικοινωνήσουν άμεσα μέσω γραπτής συνομιλίας (chat) αλλά και να συνομιλήσουν άμεσα μέσω κλήσης/βιντεοκλήσης ένας προς ένα ή σε ομαδική κλήση. Οι κλήσεις/βιντεοκλήσεις γίνονται μέσω διαδικτύου, από εφαρμογή στο κινητό ή από ηλεκτρονικό υπολογιστή, και έτσι οι υπάλληλοι που εργάζονται εξ αποστάσεως είναι άμεσα προσβάσιμοι. Οι πλατφόρμες αυτές μπορούν επίσης να ενσωματωθούν στο εταιρικό τηλεφωνικό σύστημα, με αποτέλεσμα χρησιμοποιώντας το λογισμικό τηλεδιάσκεψης, οι χρήστες να μπορούν να δέχονται ή να πραγματοποιούν τηλεφωνήματα από και προς τα έξω (μέσω της εταιρικής τηλεφωνικής σύνδεσης) απ’ όπου και αν βρίσκονται. Ένα άλλο πλεονέκτημα των λύσεων αυτών είναι η δυνατότητα ανταλλαγής εγγράφων και σε κάποιες περιπτώσεις η ταυτόχρονη επισκόπηση και επεξεργασία των εγγράφων αυτών, από δύο ή και περισσότερα άτομα.

Επιπρόσθετα, άμεσες και μη προγραμματισμένες τηλεφωνικές και γραπτές συνομιλίες καθώς και ανταλλαγή ή και επισκόπηση/επεξεργασία εγγράφων μπορούν να γίνουν και με εξωτερικούς συνεργάτες, επιτυγχάνοντας έτσι αμεσότητα και ευελιξία. Οι λύσεις αυτές καθιστούν πλέον την ανταλλαγή και επεξεργασία εγγράφων πιο ελεγχόμενη, πιο γρήγορη, προσδίδοντας συνάμα περισσότερη ασφάλεια.

Σε ότι αφορά τον τομέα της εκπαίδευσης, παράλληλα με τις απλές βιντεοκλήσεις και την παράδοση μαθήματος, οι πλατφόρμες αυτές παρέχουν και εξειδικευμένες λειτουργίες για διευκόλυνση κάποιων πρακτικών και διαδικασιών, όπως για παράδειγμα ο διαχωρισμός των μαθητών σε επιμέρους υπο-ομάδες (breakoutsessions), η ανάθεση εργασιών και διαγωνισμάτων, η υποβολή τους (turn in) από τους μαθητές κ.ά.

Υπάρχουν αρκετές cloud πλατφόρμες που προσφέρουν τέτοιες δυνατότητες/λειτουργίες επιχειρηματικού ή ακαδημαϊκού επιπέδου και μπορεί πολύ εύκολα ένας οργανισμός να πραγματοποιήσει αγορά μέσω διαδικτύου. Γι’ αυτούς που αναζητούν τη σιγουριά της άμεσης και προσωπικής υποστήριξης υπάρχουν και λογισμικά με τοπικούς συνεργάτες, οι οποίοι μπορούν να βοηθήσουν στην αγορά και υλοποίηση της λύσης (π.χ. Microsoft Teams, CISCO WebExTeams/WebExTraining, AlcatelRainbow κ.ά.).

Μπαίνοντας λοιπόν στην τρίτη δεκαετία του 21ου αιώνα, με αφορμή την πανδημία, οι τεχνολογίες τηλεδιάσκεψης γίνονται ευρέως γνωστές και εγκαθιδρύονται πλέον ως ένα από τα πιο χρήσιμα πολυεργαλεία στη διάθεση των οργανισμών. Τέλος, η σωστή εκμετάλλευση ή/και η διασύνδεση των τεχνολογιών αυτών με εταιρικές εφαρμογές/λογισμικά, μπορεί όχι μόνο να βοηθήσει τους οργανισμούς, αλλά και υπό κατάλληλες προϋποθέσεις, να καταστεί ως ένα σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

*Principal-CIO, KPMG Limited

Υποστηρίξτε τη