Στηρίξτε την ποιοτική δημοσιογραφία

Remote Project Management: Ήρθε για να μείνει;

«Η τεχνολογία ναι μεν καθιστά το Remote Project Management εφικτό, ωστόσο σε ατομικό επίπεδο, οι PMs θα πρέπει να επενδύσουν στην ανάπτυξη νέων δεξιοτήτων, να καταβάλουν πιο ενεργή προσπάθεια μέσω σωστής ηγεσίας και αποτελεσματικής επικοινωνίας, και να διατηρήσουν το ηθικό και τη δυναμική της ομάδας τους»

Με την έξαρση της πανδημίας και την επιβολή μερικών ή καθολικών lockdown, παρατηρούμε ότι η τηλεργασία έχει αρχίσει να αποτελεί μια ευρέως αποδεκτή πρακτική στον χώρο εργασίας, με όλο και περισσότερες εταιρείες να καταφεύγουν σε αυτή ως αντισταθμιστικό μέτρο. Πολλές μελέτες που διεξάγονται γύρω από το θέμα, καθώς και το Παγκόσμιο Οικονομικό Φόρουμ, υποστηρίζουν και προωθούν την ευέλικτη εργασία αναδεικνύοντας τα πλεονεκτήματα που προσφέρει, τόσο από άποψη παραγωγικότητας αλλά και αναβάθμισης της ποιότητας της ζωής των εργαζομένων.

Και ενώ για πολλά επαγγέλματα η εργασία από το σπίτι είναι εξίσου εφικτή, ανησυχίες εγείρονται για το κατά πόσον μπορεί να υπάρξει αποτελεσματική διαχείριση ενός έργου δουλεύοντας από απόσταση και χωρίς την άμεση επαφή του Project Manager (PM) με τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας του.

Με την επικοινωνία (communication) να αποτελεί ένα από τα κύρια συστατικά επιτυχίας ενός έργου, η εξ-αποστάσεως εργασία αποτελεί πρόκληση, καθιστώντας την ίδια την επικοινωνία καθώς και το επίπεδο δέσμευσης των εργαζομένων εξαιρετικά δύσκολο εγχείρημα. Παρατηρήσαμε πολλές φορές στην πράξη πως οι πιο εποικοδομητικοί διάλογοι γίνονται εκτός του meeting room σε ένα διάλειμμα ή σε μια τυχαία συνάντηση στον διάδρομο του γραφείου, όπου μια σκέψη ή φράση μπορεί να αποτελέσει το ερέθισμα για περαιτέρω συζήτηση μεταξύ των μελών μιας ομάδας ή ακόμα και να οδηγήσουν στην πρόληψη κάποιου λάθους ή παράλειψης. Η έλλειψη άμεσης επαφής δεν δυσχεραίνει μόνο τη σχέση PM-ομάδας, αλλά αποτελεί κατά πολλούς τροχοπέδη για την εξασφάλιση σχέσεων εμπιστοσύνης μεταξύ PM και του εκάστοτε πελάτη, καθώς ο PM αποτελεί το πρώτο σημείο επαφής. Για παράδειγμα, όταν η επικοινωνία PM-πελάτη «εγκλωβίζεται» στα όρια ενός ηλεκτρονικού μηνύματος, η διαπραγμάτευση μιας λύσης μπορεί εύκολα να παρερμηνευτεί ως αδυναμία παράδοσης ή επίτευξης ενός στόχου.

Εκτός από την επικοινωνία, μια εξίσου σημαντική συνιστώσα του Project Management είναι η ηγεσία (leadership). Αν και οι δυο αυτές έννοιες δεν είναι ταυτόσημες, ένας πετυχημένος PM πρέπει να είναι ένας ικανός και υπεύθυνος ηγέτης. Έτσι άλλη μια, καθόλου αμελητέα ανησυχία που προκύπτει από τα καινούρια δεδομένα, είναι η πιθανή υπονόμευση της δυνατότητας του PM να ηγηθεί, να πάρει πρωτοβουλίες, να διαμοιράσει αποτελεσματικά ρόλους και εργασίες, καθώς και να αναδείξει δεξιότητες, έχοντας πάντοτε ως γνώμονα την επιτυχή έκβαση του έργου. Μη έχοντας την πλήρη εικόνα για τις ατομικές ικανότητες των μελών της ομάδας, ο PM ενδεχομένως να καταφεύγει σε λύσεις δοκιμασμένες και ασφαλείς, που θα έχουν μεν αποτέλεσμα, αλλά δεν θα αποτελούν τη βέλτιστη λύση. Επίσης, ενεργώντας εξ-αποστάσεως, ο PM πιθανόν να έχει πρόβλημα στο να αντιληφθεί επαρκώς τις αδυναμίες της ομάδας, με αποτέλεσμα να δυσκολευτεί να πάρει τα κατάλληλα μέτρα για την αντιμετώπιση μιας επερχόμενης κρίσης.

Αν και η τεχνολογία με τις διάφορες εφαρμογές που είναι πλέον διαθέσιμες έχει συνδράμει αναμφισβήτητα στη βελτίωση τυχόν προβλημάτων επικοινωνίας, οι τηλεδιασκέψεις και τα «instant messages» δεν αποτελούν πανάκεια. Σε θέματα επικοινωνίας και ηγεσίας, ζωτική σημασία θα παίξουν η εμπειρία του PM, οι διαπροσωπικές του δεξιότητες και η συνεχής ανάπτυξή τους, καθώς και η υπεύθυνη άσκηση ηγεσίας μέσω παραδείγματος. Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η ομάδα θα διατηρήσει τον ρυθμό και τη δυναμική της, η ύπαρξη αποτελεσματικών καναλιών επικοινωνίας αποτελεί τόσο στο παρόν, αλλά και στο μέλλον, επιτακτική ανάγκη. Ο PM θα πρέπει πρώτος να μπορεί να χρησιμοποιεί τα διάφορα έξυπνα εργαλεία και τεχνολογίες, να είναι «ορατός» και διαθέσιμος, να επικοινωνεί έγκαιρα και διαδραστικά με την ομάδα του και να συμμετέχει ενεργά σε συνομιλίες, προβάλλοντας έτσι πρώτα τη δική του δέσμευση. Θα πρέπει να δείξει εμπιστοσύνη στην ομάδα, έτσι ώστε να ενεργεί πιο αυτόνομα, ακολουθώντας παράλληλα τις διαδικασίες και τους καθορισμένους ρόλους. Πρέπει επίσης να μεριμνά για τη σωστή και ακριβή παρακολούθηση των αποτελεσμάτων, καθώς και αναπροσαρμογή της τακτικής εκεί όπου χρειάζεται.

Αν και τα καινούρια δεδομένα έχουν επηρεάσει σε μεγάλο βαθμό τον τομέα του Project Management και την έκβαση των έργων ανά τον κόσμο, αποτελούν ταυτόχρονα ευκαιρία τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για τα άτομα να καινοτομήσουν, να τολμήσουν και να αναθεωρήσουν τη στρατηγική τους για το μέλλον. Έτσι, η τεχνολογία ναι μεν καθιστά το Remote Project Management εφικτό, ωστόσο, σε ατομικό επίπεδο, οι PMs θα πρέπει να επενδύσουν στην ανάπτυξη νέων δεξιοτήτων, να καταβάλουν πιο ενεργή προσπάθεια μέσω σωστής ηγεσίας και αποτελεσματικής επικοινωνίας, και να διατηρήσουν το ηθικό και τη δυναμική της ομάδας τους. Αυτό θα τους βοηθήσει όχι μόνο να επιβιώσουν στην κρίση, αλλά και να βγουν κερδισμένοι από αυτή.

*Manager, Management Consulting, KPMG Limited

Υποστηρίξτε τη