Η ανάγκη για διαχείριση της αλλαγής σε κάθε προσπάθεια μετασχηματισμού

Η μόνη σταθερά είναι η αλλαγή. Αυτό αποδεικνύεται καθημερινά εύστοχο με την πάροδο των χρόνων και τις πολυεπίπεδες αλλαγές που βιώνουμε σε οικονομικό, κοινωνικό και επιχειρηματικό επίπεδο. Η πρόσφατη πανδημία έχει επιταχύνει τον επιχειρηματικό και ψηφιακό μετασχηματισμό, με τις επιχειρήσεις να εφαρμόζουν μικρές και μεγάλες προσπάθειες μετασχηματισμού, μεταξύ άλλων, για αυτοματοποίηση εργασιών, εφαρμογή τεχνητής νοημοσύνης, βελτίωση της ψηφιακής εμπειρίας του πελάτη και εκσυγχρονισμό του μοντέλου εργασίας. Με την επάνοδο στην «κανονικότητα», οι επιχειρήσεις επαναξιολογούν τις αλλαγές που εφάρμοσαν εν μέσω πανδημίας και στρέφουν ξανά την προσοχή τους στην επιχειρηματική ανάπτυξη και τον επαναπροσδιορισμό της ψηφιακής τους ατζέντας. Έχοντας υλοποιήσει ψηφιακά έργα - τα οποία προηγουμένως θα χρειάζονταν μήνες, αν όχι χρόνια - μέσα σε λίγες εβδομάδες, οι οργανισμοί είναι πλέον αντιμέτωποι με τους κινδύνους που επιφέρει η εφαρμογή βιαστικών, αντιδραστικών πρωτοβουλιών. Καλούνται λοιπόν να επανασχεδιάσουν ή να διαχειριστούν σωστά τις πρωτοβουλίες μετασχηματισμού τους, με την επάνδρωση ομάδων διαχείρισης έργων και την εφαρμογή μεθόδων και εργαλείων διαχείρισης έργων. Και πάλι, όμως, 70% των μεγάλων έργων μετασχηματισμού αποτυγχάνουν. Αυτό συμβαίνει επειδή η προσπάθεια μετασχηματισμού επικεντρώνεται στη διαχείριση της τεχνικής πλευράς της αλλαγής, είτε αυτό σημαίνει την εφαρμογή νέων τεχνολογιών ή νέων διαδικασιών είτε μιας μεγάλης κλίμακας αναδιοργάνωσης όλου του οργανισμού, αποτυγχάνοντας να διαχειριστεί την αλλαγή σε επίπεδο ανθρώπινου δυναμικού. Ο κοινός παρονομαστής κάθε αλλαγής είναι ο ανθρώπινος παράγοντας, ο οποίος είναι πάντα καταλύτης για την επιτυχία και βιωσιμότητα της αλλαγής.

Η σωστή και ολοκληρωμένη διαχείριση της αλλαγής απαιτεί τον σχεδιασμό ενός περιεκτικού και παράλληλα στοχευμένου προγράμματος, το οποίο θα πρέπει να προσαρμοστεί στις ανάγκες του οργανισμού και να διαφοροποιηθεί ανάλογα με το μέγεθος και τις ιδιαιτερότητες της αλλαγής. Στόχος του πρέπει να είναι να καταστήσει όλον τον οργανισμό, την ηγεσία και το ανθρώπινο δυναμικό έτοιμους, πρόθυμους και σε θέση να εφαρμόσουν την αλλαγή, τοποθετώντας τον άνθρωπο στο επίκεντρο του προγράμματος. Για να είναι επιτυχημένο, το πρόγραμμα διαχείρισης της αλλαγής πρέπει να περιλαμβάνει δράσεις γύρω από τέσσερεις βασικούς πυλώνες.

Ο πρώτος πυλώνας είναι η ηγεσία, η οποία αποτελεί κρίσιμο παράγοντα επιτυχίας της αλλαγής. Ο ρόλος της ηγεσίας είναι καίριος για τον καθορισμό ενός ξεκάθαρου οράματος και στόχων της αλλαγής. Η ηγεσία του οργανισμού πρέπει να αναλάβει τον ρόλο του καθοδηγητή, επιδεικνύοντας ισχυρή δέσμευση και εφαρμόζοντας έμπρακτα τις στοχευμένες αλλαγές σε πρακτικές και συμπεριφορές. Ταυτόχρονα, η ηγεσία πρέπει να ενισχύσει τις δεξιότητές της, ανάλογα με τα νέα δεδομένα που θα φέρει η αλλαγή, ώστε να μπορεί να ηγηθεί μακροπρόθεσμα στο νέο περιβάλλον του οργανισμού.

Ο δεύτερος πυλώνας είναι η επικοινωνία της αλλαγής και δέσμευση του ανθρώπινου δυναμικού. Η αλλαγή πρέπει να προωθείται έγκαιρα και συστηματικά, βάσει ενός καλά σχεδιασμένου επικοινωνιακού πλάνου. Όλοι οι επηρεαζόμενοι και ενδιαφερόμενοι φορείς πρέπει να αναγνωριστούν από την αρχή, και να ενημερώνονται με έναν στοχευμένο και προσαρμοσμένο στις ανάγκες τους τρόπο, με την αξιοποίηση όλων των διαθέσιμων και ψηφιακών μέσων επικοινωνίας. Ταυτόχρονα, η επικοινωνία πρέπει να είναι αμφίδρομη και να δημιουργηθούν τα απαραίτητα κανάλια, ώστε το ανθρώπινο δυναμικό του οργανισμού να μπορεί να παρέχει ανατροφοδότηση και απόψεις και να συμμετέχει ενεργά στον σχεδιασμό της μελλοντικής κατάστασης.

Από τους βασικούς πυλώνες δεν θα μπορούσε να λείπει η ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού και η υποστήριξή του κατά τη μετάβαση στη μελλοντική κατάσταση. Η σωστή διαχείριση της αλλαγής πρέπει να περιλαμβάνει την ενδελεχή ανάλυση του αντικτύπου της αλλαγής, μεταξύ άλλων, στην οργάνωση και λειτουργία του οργανισμού και στους ρόλους και αρμοδιότητες του ανθρώπινου δυναμικού, λαμβάνοντας υπόψη πιθανούς περιορισμούς και κινδύνους που δυνατόν να προκύψουν. Με βάση την ανάλυση, το ανθρώπινο δυναμικό πρέπει να αναπτυχθεί και να καταρτιστεί, ώστε να μπορεί να μεταβεί με επιτυχία στον νέο ή αναδιαμορφωμένο ρόλο του.

Τέλος, η επιτυχία της αλλαγής δεν μπορεί να διαπιστωθεί εάν δεν έχουν προκαθοριστεί σαφείς και μετρήσιμοι στόχοι. Γι’ αυτό ο τέταρτος πυλώνας αφορά τη στοχοθέτηση και παρακολούθηση της αλλαγής, μέσω της συλλογής και ανάλυσης δεδομένων. Η σωστή παρακολούθηση της αλλαγής θα συμβάλει στη λήψη αποφάσεων για επαναπροσδιορισμό ή τροποποίηση ενεργειών που δεν αποδίδουν, ώστε να διασφαλιστεί όχι μόνο η επιτυχία αλλά και η βιωσιμότητα της αλλαγής.

Ακούμε συχνά τους οργανισμούς να δηλώνουν προσήλωση στην ανθρωποκεντρικότητα, την οποία ενσωματώνουν στις αξίες και αρχές τους. Ωστόσο, όταν εφαρμόζουν μια σημαντική αλλαγή, το ανθρώπινο δυναμικό καλείται τελευταίο να συμμετέχει, είτε με μιαν απλή ενημέρωση για τη μετάβαση στη νέα κατάσταση είτε με μια γενικευμένη εκπαίδευση για τον νέο τρόπο λειτουργίας. Αυτός δεν είναι σίγουρα ο σωστός τρόπος έμπρακτης εφαρμογής της ανθρωποκεντρικότητας. Το ανθρώπινο δυναμικό πρέπει να συμμετέχει ενεργά, να καταρτίζεται, να υποστηρίζεται, να συν-διαμορφώνει την αλλαγή μαζί με τον οργανισμό. Μόνο τότε η αλλαγή θα φέρει τα επιθυμητά αποτελέσματα, θα αγκαλιαστεί από τον οργανισμό και θα παραμείνει βιώσιμη με την πάροδο του χρόνου.