Προϋπολογισμός έναντι προβλέψεων και η χρησιμότητά τους στη σύγχρονη επιχείρηση

Στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον η δημιουργία και η εφαρμογή διαδικασιών προϋπολογισμού και προβλέψεων δίνει τη δυνατότητα λήψης τεκμηριωμένων επιχειρηματικών αποφάσεων και ανάπτυξης στρατηγικών για κάθε οργανισμό. Ποια η διαφορά, όμως, του προϋπολογισμού και των προβλέψεων,γιατί αποτελούν σημαντικά εργαλεία για την πορεία μιας επιχείρησης και ποια είναι τα οφέλη που απορρέουν από τη χρήση τους;

Προϋπολογισμός

Μια επιχείρηση για να πετύχει τη βέλτιστη αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων επιβάλλει τη χάραξη ενός προγράμματος που θα αποτελεί τον οδηγό για την επίτευξη των στόχων και του επιχειρηματικού της οράματος.

Οι έντονα μεταβαλλόμενες συνθήκες του οικονομικού περιβάλλοντος επιβάλλουν την κατάρτιση προϋπολογισμού. Ακόμα και η πιο μικρή επιχείρηση επωφελείται με την προετοιμασία ενός αποτελεσματικού χρηματοοικονομικού σχεδιασμού, καθώς ο προϋπολογισμός αποτελεί την ποσοτικοποίηση του στρατηγικού πλάνου μέσω σαφών στόχων. Ο καθορισμός ενός προϋπολογιστικού ελέγχου είναι μέσο αποφυγής λαθών, επιτρέποντας την άμεση ανάληψη διορθωτικών κινήσεων από τυχόν αποκλίσεις. Γι’ αυτό και ο προϋπολογισμός συχνά αναφέρεται στη βιβλιογραφία ως η πυξίδα της επιχείρησης.

Η χρονική διάρκεια του προϋπολογισμού είναι μια εκτίμηση διαχειριστικής περιόδου, κυρίως του επόμενου έτους. Με την κατάρτιση του προϋπολογισμού καθορίζονται συγκεκριμένοι στόχοι, οι οποίοι στη συνέχεια συγκρίνονται με την πραγματική κατάσταση. Η επιτυχία αυτής της διαδικασίας βασίζεται στον βαθμό έγκαιρων διορθωτικών ενεργειών σε περίπτωση αποκλίσεων.

Για καλύτερη παρακολούθηση, ο προϋπολογισμός καταμερίζεται σε επιμέρους δράσεις πάντα σε σχέση με τη φύση της επιχείρησης και τις ανάγκες της, όπως για παράδειγμα πωλήσεις, κόστος πωληθέντων, επενδύσεις, ταμείο, αγορές κ.λπ. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται και η σύγκριση με δεδομένα και αναλύσεις προηγούμενων χρονικών περιόδων, με δεδομένα άλλων εταιρειών του κλάδου, χωρών κ.λπ.

Από την άλλη, η αποτελεσματικότητα του προϋπολογισμού βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στην αποδοχή από την οικονομική Διεύθυνση αλλά και από τα διάφορα επίπεδα της ιεραρχίας, όχι ως ένα μέτρο αστυνομικής πειθαρχίας,αλλά ως διαδικασία συνεχούς βελτίωσης.

Προβλέψεις

Η πρόβλεψη (forecasting) είναι η διαδικασία τεκμηριωμένων εκτιμήσεων με τη χρήση ιστορικών δεδομένων για τον προσδιορισμό μελλοντικών γεγονότων.

Η δυνατότητα ακριβούς πρόβλεψης των μελλοντικών τάσεων συμβάλλει στην ασφαλή εκτίμηση της επιτυχίας ή αποτυχίας ενός επιχειρηματικού εγχειρήματος. Η πρόβλεψη μπορεί να φανερώσει ορισμένους από τους κινδύνους και κυρίως τις αβεβαιότητες που μπορεί να αντιμετωπίσει μια επιχείρηση αλλά και σημαντικά δεδομένα, όπως η ισχύς του ανταγωνισμού και η τάση της ζήτησης ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας.

Επίσης, η σωστή πρόβλεψη μπορεί να προωθήσει σημαντικές πληροφορίες σχετικά με μελλοντικά κέρδη ή δαπάνες, με αποτέλεσμα η Διοίκηση του κάθε οργανισμού να μπορεί να κάνει πιο αποτελεσματικά σχέδια για το μέλλον.

Οι προβλέψεις γίνονται με όλο και πιο σύγχρονα εργαλεία και μεθόδους και διάφορα λογισμικά πρόγνωσης τα τελευταία χρόνια από σχεδόν όλους τους χρηματοπιστωτικούς οργανισμούς αλλά και τις μεγάλες επιχειρηματικές οντότητες με σκοπό τον υπολογισμό μελλοντικών ρίσκων με πιο έγκαιρο και ακριβή τρόπο.

Η χρήση της πρόβλεψης παρέχει πληροφορίες που βοηθούν τη Διοίκηση στον εντοπισμό των αδυναμιών του προϋπολογισμού και του προγραμματισμού, ενώ ταυτόχρονα εντοπίζει την ανάγκη προσαρμογής από μεταβαλλόμενες συνθήκες.

Συγκριτικό πλεονέκτημα

Οι προβλέψεις όπως και ο προϋπολογισμός αποτελούν εργαλεία διαμόρφωσης ρεαλιστικών σχεδίων, τα οποία συνδέονται άρρηκτα μεταξύ τους, τόσο στη βραχυπρόθεσμη όσο και στη μακροπρόθεσμη λήψη αποφάσεων σε εταιρικό επίπεδο.

Οι βασικές τους διαφορές συνοψίζονται στο ότι, ενώ ο προϋπολογισμός παρέχει στη Διοίκηση την εικόνα για το τι θέλει να επιτύχει η εταιρεία, η πρόβλεψη δείχνει εάν η εταιρεία είναι σε θέση να επιτύχει τον προϋπολογισμό λαμβάνοντας υπόψη μελλοντικά γεγονότα και τάσεις, είτε θετικά είτε αρνητικά. Επίσης, ο προϋπολογισμός συντελεί στην ορθή διαχείριση σχεδίων δράσης και η πρόβλεψη στην επίτευξη στρατηγικών στόχων. Τέλος, ο προϋπολογισμός δείχνει τη διαφορά μεταξύ τρέχουσαςκαι αναμενόμενης κατάστασης, ενώ η πρόβλεψη μάς δείχνει τι να αναμένουμε.

Από τα παραπάνω προκύπτει ότι η δημιουργία ανάλογων υπολογισμών παρέχει στην κάθε Διοίκηση ένα συγκριτικό πλεονέκτημα σε σχέση με τον ανταγωνιστή και φέρνει την επιχείρηση πιο κοντά στην ανάπτυξή της μέσω της επίτευξης στόχων, καθώς και τα δύο εργαλεία αλληλοεπιδρούν παρόλο που εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς.

*BSc, MBA, CPA (GR), FCCA, Principal, Ελεγκτικές Υπηρεσίες, KPMG Κύπρου